1. Вежливость – прежде всего!
Проверяющие бывают разные. И к каждому нужен индивидуальный подход. Не забывайте, что они просто выполняют свою работу, как и все мы, а не пытаются всеми силами лишить вас последнего цента, хотя порой складывается именно такое впечатление. Будьте предельно вежливы с проверяющим. Вежливость и тактичность человека выявляют его высокую оценку самого себя, ибо вежливый тон и корректное спокойное отношение к собеседнику предполагают ту же отдачу. Значит самая лучшая формула поведения в такой ситуации – обращайтесь с инспектором так, как вы хотели бы, чтобы он обращался с вами.
2. Предупрежден – значит вооружен
Проверяющий должен проинформировать вас или вашего налогового консультанта за неделю до своего визита на предприятие. Если он свяжется с вами, обязательно запишите его данные (имя, фамилию, учреждение, номер телефона) и дату визита, а затем немедленно сообщите о надвигающейся проверке своему налоговому консультанту (Steuerberater), который будет представлять ваши финансовые интересы.
3. Период проверки
Как правило, проверка охватывает последние 3 года деятельности предприятия. Однако, если проверяющий выявит ошибки или несоответствия, он сможет потребовать документы и за более ранний срок.
4. Место встречи изменить… можно
Обычно проверяющие получают указание осуществить проверку по адресу предприятия. Однако если вы не сможете предоставить инспектору место для работы, то это необходимо озвучить сразу же, как только инспектор сообщит вам о своем желании посетить вашу фирму. В таком случае ему придется изучать документы у вашего налогового консультанта или в налоговой инспекции. Известите об этом немедленно своего налогового консультанта.
Если же вы решите временно приютить инспектора под своей крышей, то по возможности выделите ему отдельный кабинет. Помните: ни вы, ни какой-либо другой сотрудник не обязан уступать ему свой стол. Также нет необходимости размещать проверяющего в личных помещениях.
В том месте, где будет работать инспектор, к оговоренному сроку должны быть подготовлены все ваши документы, счета, списки инвентаризации, договоры.
5. Скоро сказка сказывается, да не скоро дело делается
Как правило, продолжительность проверки зависит от двух факторов: объема документов и загруженности проверяющего. Часто бывает так, что он инспектирует одновременно несколько предприятий, а потому проверка может приостанавливаться на несколько дней или даже недель. Проверяющий обычно извещает, если проверка приостанавливается на длительный срок.
6. Инспектор нечаянно нагрянет…
В начале проверки инспектор захочет осмотреть предприятие, чтобы ознакомиться с местными реалиями и задать предпринимателю несколько вопросов, связанных с фирмой. О визите на предприятие проверяющий также обязан проинформировать вас заранее и согласовать подходящие вам и ему день и время. Если вы пожелаете, то на этой встрече может присутствовать ваш налоговый консультант. В редких случаях инспектор заглядывает без предупреждения и просит провести осмотр предприятия незамедлительно. Не паникуйте, – возможно, что как раз на это время у вас назначены важные деловые переговоры, а потому сейчас просто нет времени на экскурсию по фирме. Извинитесь и обязательно договоритесь о другом дне, когда проверяющий снова сможет заглянуть к вам.
Сверим графики
Оговорите с инспектором в начале проверки возможное отсутствие вас или сотрудников бухгалтерии по причине надвигающихся отпусков или семинаров, в которых вы или они собирались принять участие. Запланированные поездки и переговоры откладывать не нужно! Проверяющие – тоже люди, они также посещают курсы повышения квалификации или уезжают в отпуск, а на этот момент проверка прерывается. Само собой разумеется, что в рамках возможностей необходимо способствовать тому, чтобы ускорить ход дела и быстрее завершить проверку.
Семь раз подумай, один – скажи
Кто же будет отвечать на вопросы? Если проверка происходит у вашего налогового консультанта, то, естественно, он сам. В остальных случаях то лицо, которому было поручено работать с инспектором. Однако это вовсе не означает, что всегда кто-то должен быть наготове, чтобы отвечать на них. По причине прошедшего времени и возможной сложности вопросов моментальный ответ можно дать лишь в редких случаях.
Подумайте хорошо, прежде чем ответить на заданный вопрос, и дайте короткий и четкий ответ. Лучше лишний раз проконсультироваться у налогового советника, чем сказать что-то, что повлечет за собой негативные последствия для компании. Чаще всего инспекторы составляют список возникших вопросов и дают некоторое время на их проработку. Помните: предприниматель обязан оказывать содействие проверяющему. И особенно в тех случаях, которые касаются деятельности за границей.
А не пора ли нам подкрепиться?
Можно ли угощать инспекторов? Конечно можно, но только в пределах разумного. Для этих целей прекрасно подойдут освежающие напитки, а также чай или кофе, однако, некоторые проверяющие отказываются и от этого. Если вы хотите пригласить инспектора на обед, то на всякий случай, во избежание конфуза, стоит оговорить это заранее.
7. Начало конца
Когда все вопросы будут решены и вы с инспектором придете к согласованному и приемлемому заключению, сама проверка на этом будет окончена, и вы сможете спокойно вздохнуть. Затем проверяющий обсудит заключение со своим начальством, и, если те с ним согласятся – а так бывает чаще всего, – тогда последует заключительное обсуждение и подписание документа. На этом проверка формально завершена, и вы сможете снова спокойно спать.
Каждое дело по проверке затем просматривает референт и поэтому, как это ни парадоксально, возбуждение финансового уголовного дела может последовать и через полгода, и даже позже. Поэтому если проверка выявит, что вы задолжали финансовому ведомству крупные суммы, вам вместе с налоговым советником и инспектором следует связаться с референтом.
Насколько формальным будет заключительное обсуждение, зависит от достигнутого результата. В простых случаях эти вопросы с инспектором сможет решить ваш налоговый консультант в своей канцелярии, вашего участия даже не потребуется. При крупных недочетах в заключительном обсуждении должны принимать участие и предприниматель, и его налоговый консультант, и начальник инспектора. Будьте готовы к тому, что этот разговор займет немало времени.
8. Срок погашения задолженности
После подписания документа, в рамках заключительного обсуждения, финансовое ведомство составит подробный отчет о проверке предприятия и выставит новые налоговые извещения. Но это произойдет не раньше, чем через 2 – 3 недели. Затем вам дается месяц на погашение задолженности, если вы не решите подать ходатайство на облегчения условий платежа (самое позднее – в день погашения задолженности). Таким образом, задолженность придется погасить не раньше, чем через 6 недель после итоговой беседы.
З. Кемедингер
